毎週の業務をむやみに処理するムダ
仕事で「やることリスト」を作成していませんか？私も業務を思い付いたらすぐやることリストに書き込み、それをひたすらこなしていくということを続けてきました。しかしある時気が付いたのです。
「毎週同じことをリストに書き込んでいる！」
そう、毎週単位で、もしくは毎月単位でやっている仕事って意外と多かったのです。その仕事に対していちいち「あとは何をやったらいいんだっけ？」と考え、「あれをやらなきゃ！」と思い出すことで無駄な思考パワーと時間を消費してしまっていたのです。しかも思い出すことができなかったものは直前になって慌てて処理することになるのです。
「やることリスト」に書き込むべき内容と書き込むべきでない内容
やることリストには不定期の業務を書き込むべきです。そう考え、毎週のことは考えなくてもいいように曜日にやることを振り分けてそれを習慣にしよう。こう思った訳です。
リストに書く
ルーティンでない仕事
リストに書かない
ルーティンの仕事
「曜日タスク」を作ってみよう
実際にやってみましょう。
① ルーティンの仕事を書き出す
② 適切な曜日に割り振る
私の場合だと…
月：名簿確認
火：帳簿押印
水：来週の計画作成
木：出退勤記録確認
金：１週間の報告レポート
これで「曜日タスク」の完成です。この５つの仕事をいちいち思い出してから処理していたのです。これらの仕事をわざわざ思い出さなくてもこの曜日はこれをやって、次の曜日はこれをやって……と繰り返していけば毎週の業務は終わりです。あとは不定期の業務に考える力を集中するだけです。
習慣化するための工夫
いい方法を思いついたぞ！と喜ぶのも束の間、３日ほど経って少し上手くいかなくなりました。その曜日の習慣タスク行うことを忘れて退社してしまうことが何日か出てきたのです。
これでは習慣になったとは言えません。なんとか毎日「今日は何をする曜日かな」とリストを確認する方法は無いか…。と思案し、試行錯誤を繰り返しました。
トライ① パソコン付箋
そうだパソコンに付箋を貼っておこう！
→付箋を見慣れて付箋を見ることを忘れる事態が発生…失敗！
トライ② リマインダー
そうだスマホのリマインダーで知らせてもらおう！
→帰宅後、もしくはPCシャットダウン後に通知に気付く…失敗！
トライ③ 画面にメモ
クリアファイルを１センチの正方形に切り、それに「曜日」と記入したものをPC画面左下のWindowsボタンの場所に貼る
「曜日」…曜日タスク
「明日」…明日の予定確認
→シャットダウンしようとマウスポインタを持っていくと必ず目につく！曜日タスクは10分あれば終わるので帰る直前に気付いたとしても大丈夫です。成功！
PCシャットダウン前に気付く方法としては私の中では最善の方法を発見しました！目立たないようにクリアファイルの切れ端を使ってはいますが、やや不恰好なのは否めません。他に良い方法があれば教えてください(^^)
まとめ
「曜日タスク」があることによって実感しているメリットが３つ
① 毎週の仕事の漏れがなくなった
② やることリストに書く面倒がなくなった
③ やることリストがスッキリして、本当に力を入れるべき仕事に集中できるようになった
皆さんも是非実践してみてください(^^)
この本を読んで、自分の習慣について考えました！
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