【私の働き方改革】シリーズ第４弾
〜美しく機能的なデスクで作業効率アップ〜
突然ですが、みなさんの職場のデスクの上は綺麗ですか？書類の山で作業する場所もない！という方はそれを綺麗にするだけで作業効率がアップです！一緒に綺麗なデスクを目指しましょう。またデスクが綺麗という方もさらに機能的になるアイデアを紹介しています。是非最後まで読んでみてください。
あふれる「モノ」が仕事を妨げる
数年前の私のデスクには物があふれていました。あの書類どこだっけ？机の上がいっぱいで作業できない。ということも日常でした。典型的な物を捨てられない性格でたくさん物を溜め込んでしまっていたのです。それが仕事の非効率化につながっていることに先輩のデスクの上を見て気づきました。
仕事が速い人のデスクは整っている
同じ職場の仕事のデキる先輩のデスクは違いました。とにかく必要なものだけが整然と置かれているのです。仕事が早い人のデキルはキレイだとよく言われますが本当なのだと実感し、自分もまずはデスクを整えるところから始めようと思いました。「デキる男、形から入る作戦」です。
ほとんどのものは要らない
とにかくたくさんの書類を捨てました。たくさんの物を捨てました。捨ててみて気付くのですが、なんとなく置いておいたものが無くなっても全く困らないのです。それどころか、身の回りも気分もスッキリです。
いつか使うかな。何かに使えるかも。と思って捨てずにいるもの、そのほとんどが、あるいは全てがと言ってもいいかもしれません、不要なもので私たちの仕事を妨げているのです。
デスク整理の極意
ここから、デスクを整理する際のポイントとアイデアをご紹介します。
整頓グッズを無闇に買わない
身の回りを整理するぞ！といってまず整頓グッズを買ってきてしまう人がいます。ですが、これがマズイ。買ってきた整頓グッズにたくさん物を詰め込んで達成感を味わってしまうからです。さらに、できたスペースにまた新たな不要物を収納してしまうことになり結局物の総量は増えてしまうばかり。
そうではなく、整理整頓の最も大切で一番にやるべきは「捨てる」ことです。物の量が減らないと意味がありません。
書類は電子化！ファイルは作らない
書類はとにかく捨てましょう。必要で頻繁に使うものは残しますが、年に数回しか使わない物や今後参考になる可能性の高いものは全てスキャンして電子データで残すようにします。整頓するぞとファイルを作って穴あけパンチで穴を開け閉じていく…なんてことをしてはいけません。「捨てる」か「電子化」です。
折りたたみ文具でスペース確保
かさばる文具があります。みなさんの机の中にもありませんか？私の使う文具でいえば
①ハサミ、②ホッチキス、③穴あけパンチ
です。この３つで机の中の容量をたくさん使われますし、形の関係で机の中が整然としない…。ここで役に立つのが折りたたみ式の文具です。私はハサミとホッチキスの折りたたみ式を買い、これまで使ってきたものを捨てました。これだけで本当に机の中が整い、スッキリしました。③穴あけパンチですが、小型のものを探していましたが、ふとコレって本当に必要なのか？と思い直しました。書類はどんどん捨てて、必要なものは電子化するようにしていたので、ファイルに綴じることもほとんどなくなっていたのです。ということで、穴あけパンチは処分。さらに机の中がキレイになりました。
記念品ボールペンは要らない
仕事をしていると記念ボールペンを配布されたり、保険のセールスの人がボールペンを置いて行ったりと色んなところで文房具をもらっています。しかし、無料だから…といって無闇にもらうのはやめましょう。その無料のボールペンはあなたにとってプラスにはなりません、マイナスです。デスクの整然さを脅かすだけでなく、あるから使わなきゃもったいない！とお気に入りの文房具を差し置いて使用しなければならないかもしれません。配布される文房具はもらわない！だれかにあげる！こう決めましょう。
余白を作る
物を整然とビッチリと置く。一見キレイなデスクですが、そのデスクはリバウンドしてしまいます。デスクには必ず余白を作るようにしましょう。なぜかというと、仕事をしていると一時的に置いておかなければならないものが出てくるからです。物がビッチリ敷き詰められたデスクに一時的な物を置くところはどこにあるでしょうか。行き場のない物は物の上に積み上げられていき、物が溢れるデスクに元通り…。なんてことになりかねません。必ずデスクの上や収納には余白を残すようにしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。是非実践されて、作業の能率を上げ、やりたい仕事をやったり、早く帰っていつもできないことをやったりと充実した時間を増やしましょう。
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