【私の働き方改革】仕事はとことんマニュアル化して業務効率化
仕事を早く終わらせて早く帰りたい。早く帰って自分の時間を自由に使いましょう！仕事は工夫次第で仕事はどんどん早くなり、自分の自由な時間がどんどん増えていきます。今回は「仕事はとことんマニュアル化する」です。
仕事は繰り返される
今の仕事を始めて６年となりました。１年間の自分の仕事を振り返ってみると、去年もやった仕事を今年版に変えて行うというものが何と多いことに驚きました。皆さんの仕事はいかがでしょうか。
毎年の事務的な仕事はとことんマニュアル化して次の年に楽にできるようにするべきです。そして浮いた時間を他の仕事に充てたり、早く帰ったりしたいものです。
仕事マニュアル化をはばむもの
仕事をマニュアル化するにあたって、ちょっとした障壁があります。それは、少し時間がかかることです。仕事をマニュアル化するには、今回の経験と資料をデータ化する必要があり、何もしない時よりも少し余分に時間が掛かります。
それでもマニュアル化する圧倒的なメリット
少し時間がかかって面倒！それでもマニュアル化を進めるメリットがあります。それはたった数10分の時間で今後の20〜30時間を浮かすことができることです。マニュアル化する数10分の時間は未来への投資です。この少しの手間を行うかどうかが大きな差となってきます。それを実感できるのは来年以降。逆に言えば、今年ちょっと頑張っておけば来年以降ずっと楽をできるわけです。未来の自分のために取り組みましょう！
マニュアル化するとは
マニュアル化するとは、すばり資料や経験をデータ化することです。今年やったことを、来年の自分が楽できるようにやるべきことや用意するもの、留意点などについてまとめておきましょう。来年の自分が楽できているのを想像しながら取り組めば、この作業も楽しく行うことができます。
マニュアル化する仕事一覧
書類の修正箇所を赤字に
毎年出す書類なら書類の毎年変更すべき箇所（日付や担当者など）を赤字にしておき、分かりやすくしておく。
メールの定型文を単語登録しておく
「おせ」→「お世話になります。」
「よろ」→「よろしくお願いします。」
「おいそがしい」→「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。」
社内の人の名前を単語登録
人の名前を資料に入れることは意外と多いですが、変換するの大変。でも単語登録しておくと楽ちん。
持っていくものリスト作成
この出張、外回りって何を持っていくんだっけ…。いちいち考えるのは無駄ですし、忘れ物をしかねません。この出張にはこれを持っていく！というのを決めておいて、その日特別に持っていくものだけ意識して持っていくようにすればいいのです。これで無駄なし、忘れ物なし！
この時期にはこれをやるリスト
えっと…今って何をやっておかないといけないんだっけ…これをマニュアル化しましょう。四月の初めはこれをやる、月末はこれとこれ、年度末はこれ！マニュアル化しておけば思い出す手間がなく、漏れも少なくなります。やることがハッキリと分かっているのでどんどん仕事を済ませていくことができます。
行事、イベントのマニュアル作成
何をやらないといけないか、去年やってみて気をつけるべきこと、こうすると上手くできる、など行事ごとのマニュアルを作成しましょう。これで毎年最小限の力で行事を運営することができます。さらにそれを引き継ぐときもマニュアルを渡してあげれば引き継ぎは楽です。引き継いだ人も、自分のために丁寧にマニュアルまで作ってくれたんだとあなたの評価も上がること間違いなし！
まとめ
いかがだったでしょうか。仕事をマニュアル化するとは、一度はやったことがあるかと思います。それを意識して「とことん」やってみましょう。やることがハッキリすることで頭の中もスッキリします。仕事が早く終わらせて終業後の時間を有効に使える生活をおくっていきましょう！
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